Ajanhallinta

Vuorokausi on jaettu 24 tuntiin ja silti monilla ihmisillä on hankaluuksia saada edes yksinkertaisimpia tehtäviä tehdyksi tässä ajassa.
Onko syynä se että emme enää hallitsekaan aikaa, vaan aika hallitsee meitä? Oikeasti aika ei hallitse mitään, se vain kuluu ja me kulutamme sitä. Aikaa vastaan taistellessa kannattaa myös muistaa että aika yleensä voittaa aina - lopulta.
Aikaa yritetään hallita ”täytyy tehdä”-listoilla. Listat ovat hyviä apuvälineitä, mutta jos unohdetaan laittaa lista oikeisiin aikakehyksiin (=miten paljon aikaa kuluu listan asioiden suorittamiseen), listasta tule kahle, joka jarruttaa muuta tekemistä. Keskitytään vain epäolennaisiin asioihin olennaisten sijaan. Lista on hyvä, kun osaat poimia sieltä olennaiset asiat ensin ja sitten muut.
Suunnittelukalenteri on myös hyvä juttu. Siinä listan asiat on jo siirretty aikakehyksiin. Siinä vaiheessa kun sinulla on useampia suunnittelukalentereita, yksi pöydällä, toinen tietokoneella, kolmas kännykässä ja neljäs kotona, homma alkaa mennä pieleen. Muista että olet vain yksi ihminen ja et voi olla useammassa paikassa yhtä aikaa. Älä tuhlaa aikaasi ylisuunnitteluun. Valitse vain YKSI suunnittelukalenteri ja katso että se on riittävä kaikelle sille, mihin sitä käytät. Tarpeeksi päiviä, kellonaikoja ja muistiinpanotilaa sekä helppo kuljettaa mukana.
Niillä, joilla on varaa siihen, on sihteeri tai avustaja, joka hoitaa ajanhallinnan. Se tarkoittaa sitä että aikasi ei ole enää sinun omaasi, vaan muut päättävät miten päiväsi vietät. Pahimmassa tapauksessa olet menettänyt täydellisesti kontrollin siitä, mitä ympärilläsi tapahtuu. Olet vain sätkynukke, jota muut ohjaavat. Ainoa mitä voit päättää on työpäiväsi pituus ja et päätä aina sitäkään. Pyri päättämään mahdollisimman paljon ajastasi itse, silloin tämäkin systeemi toimii.

Minä
Ihmisiä kun olemme, jokaisella meistä on oma perusluoteensa. Oletko miettinyt minkälainen pelaaja mahdat elämän pelissä olla?
Edustatko äärimmäistä huippua, keskitasoa vain ryömitkö jossain riman alla? Ole rehellinen itsellesi ja pyri parantamaan tapasi, jos roikut riman alapuolella.
Huipputaso (10-20% ihmisistä)
Nämä ihmiset ovat alansa huippuosaajia ja pystyvät suoriutumaan lähes mistä haasteesta tahansa. Noin yksi prosentti heistä on lähes täydellisiä. He voivat olla missä asemassa hyvänsä töissä tai työttöminä. He pistävät asiat hallintaan niin kotona kuin töissäkin. Ilman heitä maailma pysähtyisi. He todella ansaitsevat palkkansa monin verroin. Ota heistä oppia, älä koskaan kadehdi, sillä he käyttävät energiansa juuri niin kuin pitääkin, tekemällä oikeita asioita, oikein ja oikeaan aikaan. Auta heitä eteenpäin.
Keskitaso (60-70% ihmisistä)
Suurin osa työssäkäyvistä ihmisistä edustaa keskitasoa. He ovat luotettavia, mutta eivät täydellisiä. He tekevät asiat yleensä ajallaan, mutta eivät ole huipputehokkaita. He tekevät virheitä, mutta yrittävät silti parhaansa. He korjaavat virheensä, jos niistä huomautetaan ja pyrkivät parhaaseen, koska oppivat virheistään. Heitä on syytä arvostaa ja kohdella hyvin. He joutuvat yleensä työttömäksi ilman omaa syytään. Auta heitäkin eteenpäin.
Rimanalittajat (10-20% ihmisistä)
Nämä ovat ihmisiä, jotka eivät välitä tai ole kiinnostuneita mistään. He tekevät jatkuvasti samoja virheitä oppimatta niistä mitään. Työpaikalla he välttelevät tehtäviä tai eivät ole kiinnostuneet niistä. He eivät viitsi yrittää mitään, mutta yleensä mielellään ottavat kaiken edun mitä irti saavat. He myös kadehtivat muita ja yrittävät joskus sabotoida muiden elämää. He eivät yleensä muutu miksikään. Heitä on töissä, mutta suurin osa päätyy ennen pitkää työttömäksi, jos ei muuta suhtautumistaan asioihin. Älä tuhlaa aikaasi heihin.

Aikavarkaat
Asioita, jotka vievät aikaasi, jota tarvitsisit tai haluaisit käyttää johonkin muuhun.
Täydellisyyden tavoittelu
Toisaalta on hyvä pyrkiä parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen, mutta jos se estää suorittamasta päivän mittaan mitään muuta tehtävää, kysymyksessä on aikavarkaus. Kun olet saanut homman päätökseen, älä jää viilailemaan yksityiskohtia liikaa, jos aikaa ei ole. Jos aikaa on runsaasti, viilaile vaikka koko päivä.
Vitkastelu
Jos tehtävää vain ei saa tehdyksi, vaikka aikaa ja osaamista löytyisi, kysymyksessä on aikavarkaus. Vitkastelija ei keskity tehtävään vaan harhailee jossain muualla, joko mielentilaltaan tai fyysiseltä toiminnaltaan. Sen sijaan että tekisi jotain tuottavaa, sitä kahvitellaan, luetaan sähköpostia, surffataan netissä, järjestellään pikku tavaroita, käydään tupakkatauolla, jutellaan muiden kanssa niitä näitä, jne. mitä hyvänsä, mutta ei sitä mitä pitäisi tehdä. Kuka hyvänsä keksii kaikkea hauskaa ja mukavaa, mitä voisi tehdä, mutta se ei auta asiaa yhtään eteenpäin. Lopeta vitkastelu ja tartu toimeen.
Keskeytykset
”En kai soittanut pahaan aikaan?” Jos vastasit puhelimeen/kännykkään ja kuulit tämän, toivotit juuri aikavarkaan tervetulleeksi. Kaikki se, mikä yhtäkkiä keskeyttää senhetkisen tehtäväsi, ilman että sitä olet suunnitellut, on aikavarkaus. Jos keskeytät työsi jokaisen aikavarkaan takia, maksat siitä myöhemmin viivästyksinä tehtävissäsi. Pyri löytämään tasapaino. Laske kuinka monta keskeytystä tehtäväsi sallii, kun aikaraja täyttyy, joudut sanomaan kylmästi EI! tai sulkemaan kännykän.
Kokoukset
Suurin osa kokouksista on täydellistä ajanhaaskausta. Mikäli asian voi hoitaa sähköpostilla, tee se. Kokouksia joihin osallistuu alle 3 ihmistä, ei yleensä kannata pitää. Mieti onko asia niin tärkeä että se vaatii kokouksen pitämistä, mieti myös keitä kokoukseen tulee.
Parhaimmillaan kokous on ideariihi, jossa ratkotaan ongelmia, selvennetään asioita ja viedään asiat päätökseen NOPEASTI! Siksi kokouksiin valmistaudutaan jo ennen kokousta, eikä kokouksessa. Jos sinulla ei ole kokoukselle mitään annettavaa, älä osallistu. Jos asia kiinnostaa, saat kyllä kopion kokouspöytäkirjasta. Ole rehellinen itsellesi, jos et puhu etkä pukahda mitään, et ole kokousmateriaalia.
Suunnittelemattomuus
Kaikkea elämässä ei voi, eikä pidäkään suunnitella, mutta jos asioita ei yhtään suunnitella, se on aikavarkaus. Pyri suunnittelemaan tehtäviesi suuntaviivat etukäteen, näin sinun ei tarvitse uhrata aikaa perusasioiden miettimiseen tehtävää tehdessäsi, vaan voit keskittyä tehtävän suorittamiseen. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.
Aikarajat
Kaikelle mitä teet on hyvä olla olemassa aikaraja tai mahdollinen arvio, milloin tehtävä olisi valmis. Pyri pysymään aikarajoissa, varsinkin jos lupaat jollekulle muulle suorittavasi tehtävän tiettyyn aikaa mennessä. Jos et pysty siihen, sinä olet aikavaras ja tuhlaat vielä muidenkin aikaa. Jos päätät itse aikarajat laske aikaraja niin reiluksi että pystyt sen pitämään, jos toinen päättää rajan puolestasi, vastaa EI! jos et pysty tekemään tehtävää siinä ajassa. Tämä EI! on hyvin tärkeä ja se kannattaa sanoa heti, muutoin tuhlaat taas omaa ja muiden aikaa.
Sähköposti
Toisaalta se on hyvä olemassa, toisaalta aikavaras. Määriä aika, jolloin katsot sähköpostit. Pysy tässä aikarajassa. Se voi olla aamupäivällä, iltapäivällä tai illalla ½ tuntia ajastasi. Älä koskaan valitse sähköposti-hälytystä, joka piippaa aina kun sinulle on postia. Siinä menee omat ja muiden hermot. Aloita lajittelemalla posti: Roskapostit pois ja estoon – heti! Kalasteluviestit – tee ilmoitus, heti! Jäljelle jääneet, vastaa niihin, joihin vastaaminen vie 1-2 minuuttia, muut laita odottamaan kunnes saat hankittua vastaukset tai sinulla on aikaa vastata niihin.
Kun kirjoitat itse sähköpostia pyri olemaan lyhyt ja ytimekäs. Laita jo otsikkoon mitä viestisi koskee ja miten kiireellinen se on. Älä käytä huutomerkkejä kaikkiin viesteihisi. Se ärsyttää.
Useat tehtävät yhtä aikaa
Kaikkien ihmisten aivot eivät sopeudu siihen että meneillään on useampia tehtäviä yhtä aikaa. Useimmat ihmiset selviävät vain yhdestä tehtävästä kerrallaan. Älä kasaa liikaa tehtäviä päällekkäin, koska siitä tulee aikavarkaus siinä vaiheessa kun et ole saanut edes sitä yhtä tehtävää tehdyksi kunnolla. Keskity vain yhteen tehtävään kerrallaan ja kun se on valmis, siirry seuraavaan. Saat paljon enemmän tehtyä päivässä kun uskotkaan.
Kun tehtävä ylittää kykysi
Voit kieltäytyä siitä ja/tai ehdottaa jotakuta toista sen suorittajaksi. Näin et tuhlaa kenenkään aikaa. Voit myös kertoa miksi tehtävä ylittää kykysi juuri nyt. Saattaa olla että pysyt siihen myöhemmin. Älä kuitenkaan koskaan anna turhaa toivoa, se on myös aikavarkaus.
Asiat ja tavarat hukassa
Aikaa tuhlaantuu valtavasti siihen että tavaroita tai asioita ei löydy. Määriä esineille ja asioille paikkansa ja laita ne aina paikoilleen, kun et enää niitä tarvitse. Näin sinä ja muutkin löytävät ne ja aikaa ei tuhlaannu etsimiseen. Arkistoi paperit, järjestä tietokoneen kansiot aakkosjärjestykseen, pidä tavarat järjestyksessä niin kotona, työpaikalla kun autossasikin. Heitä myös aika ajoin pois sellaiset asiat, tavarat ja arkistoinnit, joita ei enää tarvita. Turhasta tavarasta, joka pyörii ympärillä voi myös tulla aikavaras.
Myöhästely
Vahinkoja sattuu joskus, mutta jos olet aina myöhässä, olet aikavaras. Viet muiden aikaa. Jos et muuten onnistu olemaan ajoissa, käännä kelloasi 15 minuuttia eteenpäin. Näin et ehkä opi olemaan ajoissa, mutta toivon mukaan saavut sentään ajoissa paikalle.
Tietotulva
Ihmisiä pommitetaan tuhansilla tiedonjyvillä päivittäin sähköisen ja paperisen median toimesta. Jos juutut lukemaan joka ikisen artikkelin ja jutun, joka tuntuu kiinnostavalta, niistä tulee aikavarkaita. Silmäile otsikot ja lue vain ne, jotka liittyvät kulloiseenkin tehtävääsi. Lue ajatuksella ja aktiivisesti. Hypi yli kaikki se, mikä ei ole tarpeellista. Kaikissa tietokoneissa lienee Muokkaa-Etsi –toiminto tai vastaava, jolla voit etsiä pitkistä nettiartikkeleista haluamasi oleellisen tiedon.
Muisti
Vaikka olisit minkälainen muistinero, älä koskaan luota täysin muistiisi. Kirjoita kaikki tärkeä ylös. Jos satut kaatumaan 5 minuutin päästä tästä hetkestä, ja lyöt pahasti pääsi, lähimuistisi voi kadota. (Epätodennäköistä, mutta kuitenkin). Kun asiat ovat ylhäällä, joku muu voi tarttua toimeen puolestasi ja tietää mitä olet tekemässä ja voi viedä tiedon asiasta eteenpäin. Muistamattomuus on erittäin paha aikavaras, se tuhlaa sinun ja muiden aikaa. Älä koskaan kätkeydy sen taakse tai muut uskovat sinulla olevan vaikea-asteisen dementian.
Odotus- ja matka-ajat
Jos joudut odottelemaan kulkuvälineitä tai muita, käytä tämäkin aika hyväksesi. Tietty määrä odotusta kuuluu elämään, mutta tätäkään aikaa ei tarvitse antaa aikavarkaille ilmaiseksi. Tee rästitöitä.
Ongelmien hautominen
Jos tuntuu että et pääse tehtävissäsi eteenpäin, älä jää hautomaan ongelmia, vaan kysy muilta. Kerää tietoa. Ongelmien hautominen on eräänlaista vitkastelua ja toimii myös tehokkaasti aikavarkaana.

Suuret ja aikaa vievät projektit
Jaa tehtävä pieniin osiin ja tee osille aikarajat. Yritä pysyä aikarajoissa. Tartu toimeen heti. Valitse paras aika päivästä tehdä vaativin työ, ja kun olet saanut sen tehtyä, palkitse itsesi.
Jos homma pysähtyy eikä etene, tee jonkin aikaa jotain muuta ja palaa asiaan.
Jos meni pieleen, mieti mikä meni pieleen. Älä toista samoja virheitä. Kirjaa ylös aina kun löydät hyvän ratkaisun. Kirjaa ylös myös kaikki ratkaisut mitä kokeilit. Ne eivät ehkä toimi tässä ongelmassa, mutta voivat toimia jossain muussa.
Muista että voittajat eivät keskeytä, ja keskeyttäjät eivät koskaan voita. Ajattele aina mitä teet ja tee kaikki ajatuksen kanssa. Keskity siihen mitä teet. Kysy myös aika ajoin itseltäsi, miksi teet näin? Voiko asian tehdä jotenkin muulla tavoin helpommin ja yksinkertaisemmin. Kyseenalaista asiat aika ajoin.

Kun ei kerta kaikkiaan ehdi
Jos on muita, jotka ehtivät tehdä, delegoi. Keskustele ensin tehtävästä ja ehdota sitten sen tekemistä. Älä sysää omia tehtäviäsi muille, vaan anna valtaa ja vastuuta sekä tavoite mihin pyrkiä. Ei ole yhtä oikeaa tapaa tehdä asioita. Anna muille ihmisille tilaisuus käyttää kykyjään ja luovuuttaan. Voit joskus jopa yllättyä positiivisesti. Muista kuitenkin että se olit sinä, joka tehtävän luovutit. Sinulla on myös vastuu seurata että se tulee suoritettua ja tarkistaa että lopputulos on riittävän hyvä.
Jos et tosiaankaan ehdi, niin et ehdi. Tee kuitenkin aina kaikki aloittamasi loppuun ennen kuin aloitat uutta tehtävää.
Muista että suomenkieleen kuuluu myös sana EI! Jos asia on niin että et ehdi, sano se.

Asiasta lisää kiinnostuneelle muutama opus:
David Allen: Kerralla valmista (Getting Things Done)
Stephen R. Covey: The 7 Habits of Highly Effective People
Julie Morgenstern: Never Check E-mail in the Morning
Julie Morgenstern: Organizing from the Inside Out
Donna Smallin: Koti siistiksi
Harold L. Taylor: Tehokas ajankäyttö